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まんが好き ちょいオタ40代、3人の子育てをしながら月20万の収入を目指すアデリーのブログ

学校のプリントが行方不明になるあなたへ。書類整理術。

   

こんにちは。アデリーです。


給食費の引き落としは何日だっけ?

保護者会は何時から?

図工の道具はいつまでに用意するの?

あれ~、あのプリントどこいった~?


なんてこと、ありませんか?

場所を決めているはずなのに、 大事なプリントに限ってまるで神隠しにあったかのようにいなくなる。

我が家はそれはもう頻繁に、ありました。

園児、小学生、中学生と子どもが3人もいると、プリント地獄です。

そんな状況から90%救われた書類整理術。

それは

Evernote + Scansnap

のコンボです。

それだけ言われてもなんじゃそらって感じですよね。

まずEvernote(エバーノート)から。

Evernoteとは

Evernote(エバーノート)は、ノートを取るように情報を蓄積するソフトウェアないしウェブサービスである。パソコンやスマートフォン向けの個人用ドキュメント管理システムとも言える。

wikipediaより引用
パソコン、携帯、タブレットなどで保存したメモが、ほかの機器でも見ることができるという、それはそれは便利で画期的なアプリなのです。


Evernote活用術の書籍やサイトもたくさんあるので、自分なりの活用ができます。


ScanSnapとは富士通が販売しているスキャナです。

(Amazonのページに飛びます)

要は、パソコンでスキャンしたpdfをアプリに移すのですが、

ScanSnapのすごいところは

ファイルを直接Evernoteに保存できるんです。

スキャンしたpdfをパソコンに入れてから、アプリに移す
という二度手間がいりません。

Scansnapの設定画面はこんなです。
(ちょっと古いS1500という機種の設定画面です)



保存したプリントはEvernoteの検索機能で簡単に探し当てることができます。

外出中でもスマホで簡単にチェックできます。

あれ?今日は何時間授業だっけ?
というときにサッとプリントを開ける。

かなり便利です。

ただし、スキャンしたプリントがうまく検索されないこともあるので、私はスキャンした後でタイトルをプリント名に変更して保存しています。

「幼:クラスだより」
「小:学校だより」
「中:防災訓練のお知らせ」
のように。

設定の上で気をつけることはスキャン設定を
「pdf」かつ「白黒」にすること。





こうすることでファイルの容量を節約できる上に、表示も早くなります。

画質は落ちるけれど、プリントだから読めればいいんです。

Evernoteのアップロードには、月に60mbまでという容量制限があります。
pdfで白黒だとA4サイズ1ページのプリントが大きくても100kbくらいなので
ざっくりで月に600枚程度は保存できる計算になります。

我が家で使っているスキャナは旧機種なので、直接パソコンに接続していますが
今の機種はWi-Fiで接続できるので、
離れた場所からもスキャン可能なんです。

子どもがプリントを持って帰ってきたらすぐにスキャンしてしまえば、
もう「プリントがない~」なんて慌てることもなくなりますね。


最後に「90%救われた」
と書いた残りの10%は、

スキャンし忘れや、要返信のプリント本体が行方不明になることがあるから。

ここまで簡単なのに、ズボラする自分って…

もう笑うしかないですな。

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